In relazione alla bozza "Linee guida per la stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione", predisposte dall'Agenzia per l'Italia Digitale-AgID, nell'ambito dell'attuazione del Codice per l'Amministrazione Digitale-CAD, dovranno essere stabilite regole più precise affinché i soggetti che si occupano di conservazione dei documenti informatici rispettino la normativa sulla protezione dei dati personali se la fornitura del servizio offerto a Pubbliche Amministrazioni e a privati si concluda.
È la richiesta del Garante della privacy sullo schema sottoposto a parere, che individua regole tecniche e di indirizzo che aiutano il “conservatore” di documenti informatici (come quelli contabili e le dichiarazioni fiscali) a predisporre un piano per la corretta migrazione dei dati che eviti perdite di informazioni, sia in caso di cessazione del servizio che di ritiro dell'accreditamento da parte dell'AgID all'operatore che lo fornisce. Nel predisporre tale piano, il conservatore deve tenere conto delle molteplici variabili e fattori di rischio. Non solo, il conservatore cessante dovrà indicare per quanto tempo sarà garantita l'accessibilità dei documenti e definire modalità sicure per la "cancellazione degli archivi di conservazione".
Le Linee guida dovranno, in particolare, ricordare che la normativa impone al conservatore (che in questo caso riveste il ruolo di responsabile del trattamento) precisi obblighi in materia di restituzione dei dati al produttore (titolare del trattamento). A tale proposito, è importante che nel processo di cessazione venga coinvolto anche il Responsabile per la Protezione dei Dati-RPD o DPO.
Nel parere finale vi è anche la richiesta ad AgID di integrare lo schema in modo da assicurare specifiche tutele per i dati personali trattati in linea con il GDPR, regolamento europeo in materia.
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