L'11 ottobre 2015 scade il termine per l'adeguamento verso l'amministrazione digitale che richiede alle Amministrazioni non solo azioni dal punto di vista tecnologico, ma anche e soprattutto da quello organizzativo (DPCM 3 dicembre 2013 contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico).
I soggetti che sono tenuti a mettersi in regola sono tutte le Amministrazioni dello Stato e tutte le società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della Pubblica Amministrazione.
Le Amministrazioni dovranno nominare un Responsabile della gestione documentale per ciascuna area organizzativa omogenea, individuando anche un vicario.
Il responsabile è fondamentale nel processo di dematerializzazione poiché l'adeguamento del sistema di protocollo informatico alle nuove regole tecniche è di sua competenza.
Il responsabile della gestione deve occuparsi della predisposizione del piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici d'intesa con il responsabile della conservazione dei documenti informatici, il responsabile dei sistemi informativi e il responsabile per il trattamento dei dati personali.
Il piano della sicurezza è parte del più articolato Manuale di gestione, la cui bozza dovrà essere predisposta dal responsabile e approvato dall'organo che – nell'ambito dell'ordinamento del singolo Ente - ha la competenza ad adottare gli atti organizzativi (ad esempio, la Giunta comunale nel caso dei Comuni).
Il Manuale della gestione documentale si può definire il più importante documento organizzativo della Pubblica Amministrazione digitale. In esso devono essere indicati:
- le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici;
- l'insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi;
- la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione;
- l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti;
- le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l'insieme minimo dei metadati ad essi associati;
- l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare;
- la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti;
- i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;
- le modalità di utilizzo del registro di protocollo d'emergenza.
È senza dubbio un documento complesso che deve necessariamente prevedere il coinvolgimento di tutti i diversi settori dell'amministrazione, in considerazione della circostanza per cui la sostituzione di documenti amministrativi e fascicoli cartacei con documenti e fascicoli informatici comporta una reingegnerizzazione della gestione di tutti i procedimenti amministrativi.
Per questo, il Manuale dovrà essere portato a conoscenza di tutto il personale, attraverso interventi formativi.
Le regole tecniche prevedono, inoltre, che il Manuale venga pubblicato sul sito istituzionale dell'Amministrazione. Nel DPCM non è specificato dove, ma in base a quanto previsto dal D. Lgs. n. 33/2013 il documento dovrà essere inserito nella sezione "Amministrazione Trasparente" del sito.
Tratto da: Agenda digitale - di Ernesto Belisario, avvocato
I soggetti che sono tenuti a mettersi in regola sono tutte le Amministrazioni dello Stato e tutte le società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della Pubblica Amministrazione.
Le Amministrazioni dovranno nominare un Responsabile della gestione documentale per ciascuna area organizzativa omogenea, individuando anche un vicario.
Il responsabile è fondamentale nel processo di dematerializzazione poiché l'adeguamento del sistema di protocollo informatico alle nuove regole tecniche è di sua competenza.
Il responsabile della gestione deve occuparsi della predisposizione del piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici d'intesa con il responsabile della conservazione dei documenti informatici, il responsabile dei sistemi informativi e il responsabile per il trattamento dei dati personali.
Il piano della sicurezza è parte del più articolato Manuale di gestione, la cui bozza dovrà essere predisposta dal responsabile e approvato dall'organo che – nell'ambito dell'ordinamento del singolo Ente - ha la competenza ad adottare gli atti organizzativi (ad esempio, la Giunta comunale nel caso dei Comuni).
Il Manuale della gestione documentale si può definire il più importante documento organizzativo della Pubblica Amministrazione digitale. In esso devono essere indicati:
- le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici;
- l'insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi;
- la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione;
- l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti;
- le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l'insieme minimo dei metadati ad essi associati;
- l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare;
- la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti;
- i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;
- le modalità di utilizzo del registro di protocollo d'emergenza.
È senza dubbio un documento complesso che deve necessariamente prevedere il coinvolgimento di tutti i diversi settori dell'amministrazione, in considerazione della circostanza per cui la sostituzione di documenti amministrativi e fascicoli cartacei con documenti e fascicoli informatici comporta una reingegnerizzazione della gestione di tutti i procedimenti amministrativi.
Per questo, il Manuale dovrà essere portato a conoscenza di tutto il personale, attraverso interventi formativi.
Le regole tecniche prevedono, inoltre, che il Manuale venga pubblicato sul sito istituzionale dell'Amministrazione. Nel DPCM non è specificato dove, ma in base a quanto previsto dal D. Lgs. n. 33/2013 il documento dovrà essere inserito nella sezione "Amministrazione Trasparente" del sito.
Tratto da: Agenda digitale - di Ernesto Belisario, avvocato
